Preventie: samen zorgen voor de veiligheid van jouw bedrijf

1. Inleiding

Als ondernemer wil je je bedrijf beschermen tegen schade en risico’s. Wist je dat verzekeraars preventiemaatregelen eisen om de kans op schade te voorkomen of te verkleinen? Dit zijn geen vrijblijvende adviezen, maar harde voorwaarden vanuit de verzekering. Neem je bepaalde verplichte maatregelen niet, dan loop je het risico dat de verzekeraar bij schade niet uitkeert. Zo’n scenario kan voor jouw bedrijf een enorme financiële klap betekenen, of in het ergste geval zelfs een faillissement.

De boodschap over preventie klinkt misschien streng, maar is bedoeld om jou en je onderneming te beschermen tegen grote risico’s en gevolgschades. Advies en Kies wil je hierbij graag helpen, zodat je precies weet waar je aan toe bent en de continuïteit van je bedrijf gewaarborgd blijft.

2. Preventiemaatregelen: verplicht, niet vrijblijvend

Verzekeraars stellen preventiemaatregelen verplicht omdat ze uit ervaring weten dat dit schade voorkomt of beperkt. In je polis staan vaak preventieclausules: specifieke eisen waaraan je moet voldoen. Voldoe je niet aan deze eisen, dan ben je in feite niet (volledig) verzekerd voor het bijbehorende risico.

Deze clausules kunnen gaan over keuringen, brandbeveiliging, inbraakbeveiliging en meer. Voorbeelden zijn SCIOS Scope 8, Scope 10, Scope 12 en specifieke regels voor accu’s.

Elektrakeuringen: niet alleen voor de verzekeraar, maar ook vanuit de Arbowet verplicht

Veel ondernemers denken dat een elektrakeuring uitsluitend nodig is omdat de verzekeraar dit eist. In werkelijkheid schrijft óók de Arbowetgeving voor dat elektrische installaties en arbeidsmiddelen veilig moeten zijn.

Wie moet aan deze verplichting voldoen?

De verplichting geldt voor alle werkgevers in Nederland, ongeacht de grootte van het bedrijf of de sector. Het doel is de veiligheid van werknemers te waarborgen en het risico op ongevallen, brand of elektrocutie te verkleinen. Dit betekent dat:

• Bedrijven met personeel regelmatig moeten laten keuren of hun elektrische installaties en arbeidsmiddelen veilig zijn.

• Ook ZZP’ers die in bepaalde werkomgevingen actief zijn (bijvoorbeeld bouw, industrie of evenementen) soms aan vergelijkbare eisen moeten voldoen, zeker als dit contractueel wordt vastgelegd door opdrachtgevers.

Wat houdt de verplichting in?

Volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit moet de werkgever:

• Zorgen dat elektrische installaties en gereedschappen deugdelijk zijn aangelegd en worden onderhouden.

• Regelmatig inspecties en keuringen laten uitvoeren door deskundige personen of erkende bedrijven.

• Direct actie ondernemen als uit een inspectie blijkt dat er gebreken zijn – en dit herstel moet aantoonbaar worden uitgevoerd.

Koppeling met verzekeringsvoorwaarden

Hoewel de Arbowet zelf geen exacte keuringsintervallen voorschrijft, sluiten veel verzekeraars hierop aan met hun preventieclausules, zoals SCIOS Scope 8, Scope 10 of Scope 12. Daarmee wordt de frequentie en uitvoeringswijze wél concreet vastgelegd. Zo voldoe je in één keer zowel aan de Arbowet als aan de verzekeringsvoorwaarden – en verklein je het risico op ongelukken én financiële schade.

3. Preventie is een continu proces

Preventie is geen eenmalige oefening. Veel maatregelen moeten periodiek worden herhaald of onderhouden. Denk aan jaarlijkse controles van brandblussers, periodieke elektrische inspecties of accu-veiligheidsmaatregelen.

Bij een keuring stopt het werk niet: als er gebreken worden geconstateerd, moet je deze binnen de gestelde termijn laten herstellen. Pas daarna voldoe je weer aan de eisen.

Let ook op orde en netheid

Preventie gaat verder dan alleen het plannen en uitvoeren van de exacte keuringen die hieronder genoemd worden. De staat van je bedrijfspand en de manier waarop je en je medewerkers omgaan met orde en netheid, hebben een directe invloed op het voorkomen van risico’s.

Te vaak komen we tijdens inspecties meterkasten en technische ruimtes tegen waar brandbaar materiaal is opgeslagen. Deze ruimtes zijn daar juist níet voor bedoeld. Losliggende dozen, papier, poetsdoeken of andere brandbare spullen verhogen onnodig het risico op brand of storingen.

Geef deze ruimtes daarom de aandacht die ze verdienen: houd ze schoon, opgeruimd en vrij van brandbare materialen. Zo verklein je de kans op brand en zorg je ervoor dat de keuringen niet onnodig afkeurpunten opleveren.

4. Uitvoering door gecertificeerde partijen

Laat keuringen en herstelwerkzaamheden altijd uitvoeren door een gecertificeerde partij. Dit geldt voor Scope 8, Scope 10, Scope 12 en meer. Niet-gecertificeerd werk wordt vaak niet geaccepteerd en moet dan op jouw kosten opnieuw worden gedaan.

 

 

5. Alleen een keuring is niet voldoende

Een keuring is slechts een momentopname. In veel gevallen komt uit het keuringsrapport naar voren dat er nog herstel- of reparatiewerkzaamheden nodig zijn.

Deze herstelwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd door een gecertificeerd bedrijf. Na het uitvoeren van het herstel moet een herstelverklaring of aanvullend certificaat worden aangeleverd door het bedrijf dat het werk uitvoerde. Pas met dit bewijs voldoe je volledig aan de preventieclausule.

Zonder herstelverklaring loop je het risico dat de verzekeraar alsnog geen dekking biedt bij schade. Plan herstelwerk daarom altijd tijdig in, zodat je ruim op tijd voldoet aan de eis.

 

6. Eigen verantwoordelijkheid en op tijd beginnen

Jij als ondernemer bent in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van termijnen. Het is voor ons onmogelijk alle clausules en de bijbehorende vervaldata van al onze relaties bij te houden. Om die reden adviseren we je deze als terugkerende afspraken zelf in je agenda te plannen. Zo voorkom je dat een certificaat afloopt en daardoor geen geldig certificaat hebt. Hierdoor verloopt veelal de dekkingen op je polissen wanneer zich een schade voordoet.

Begin minimaal 9 maanden voor het verlopen van een certificaat met plannen, zeker bij keuringen zoals Scope 8, 10 of Scope 12, vanwege de lange wachttijden bij installateurs en inspectiebureaus.

7. Wat moet ik doen en wanneer?

• Check je polis en kijk welke clausules gelden.

• Noteer zelf vervaldata van je certificaten, zoals Scope 8, Scope 10 en Scope 12.

• Plan op tijd je keuringen in.

• Bel ons bij twijfel: 0527 – 630 900.

8. Belangrijke preventieclausules

A. SCIOS Scope 8 (elektrisch materieel en arbeidsmiddelen)

Scope 8 richt zich op de veiligheid van elektrisch materieel en arbeidsmiddelen zoals verlengkabels, haspels, elektrisch handgereedschap, compressoren, pompen en koffiemachines.

• Inspectie door: SCIOS-gecertificeerde inspecteur

• Controlepunten: kabels, stekkers, behuizing, aansluitingen, sporen van oververhitting

• Termijn: meestal jaarlijks of eens per twee jaar

• Waarom belangrijk: brandveiligheid, personeelsveiligheid, behoud van verzekeringsdekking

• Tip: altijd uitvoeren door een gecertificeerde partij

 

B. SCIOS Scope 10 (elektrische installatie)

Een Scope 10-inspectie richt zich op het opsporen van brandrisico’s in je elektrische installatie, volgens NTA 8220.

• Wie: SCIOS-gecertificeerde inspecteur

• Wanneer: meestal eens per 3 of 5 jaar

• Verloop: rapport → eventueel herstel → herstelverklaring

• Risico: zonder geldige keuring kan de verzekeraar uitkering weigeren bij brand door elektrisch defect.

 

C. SCIOS Scope 12 (zonnepanelen)

Scope 12 is de inspectie voor PV-installaties.

• Doel: brandrisico en veiligheid zonnepanelen beoordelen

• Wie: SCIOS-gecertificeerde inspecteur

• Wanneer: meestal elke 3 jaar (soms 5 jaar)

• Risico: bij brand door zonnepanelen zonder geldige Scope 12 kan dekking vervallen.

 

D. Accubranden en preventie bij accu-gereedschap

Steeds meer bedrijven gebruiken accu-gereedschap, elektrische voertuigen en losse lithium-ion batterijen.

10 tips voor veilig gebruik:

Tijdens het gebruik

1. Wees voorzichtig met accu’s, leg beschadigde accu’s buiten neer.

2. Bewaar op kamertemperatuur, vermijd hitte/kou.

3. Gebruik alleen gereviseerde accu’s van erkende bedrijven.

4. Houd blusvoorziening (ton/kliko met water) in de buurt.

5. Plaats brandmelders en brandblusser in opslag/werkruimte.

Tijdens het opladen

6. Laad alleen op als je aanwezig bent.

7. Houd de laadplek vrij van brandbare materialen.

8. Gebruik brandwerende opberg- en laadkasten.

9. Haal de oplader los zodra accu vol is.

10. Gebruik alleen de originele/geschikte oplader.

 

E. Brandblussers en brandslanghaspels

Brandblussers en haspels moeten jaarlijks door een REOB-erkend bedrijf worden gekeurd.

• Extra: brandslanghaspels elke 5 jaar op druk testen

• Risico: geen keuringsbewijs kan leiden tot weigering van (deel)uitkering bij brand.

 

F. Afvalcontainers & brandwerende afvalbakken

Afvalcontainers vormen brandrisico, vooral bij brandstichting.

• Afstand: minimaal 10 meter van het pand

• Extra: afsluiten buiten werktijd, bij voorkeur metalen afsluitbare container

• Risico: brand kan overslaan naar het pand en schade verergeren.

 

Brandwerende afvalbakken binnen het pand

Binnen het bedrijfspand wordt nog vaak gebruikgemaakt van plastic afvalbakken. Deze bakken zijn zeer brandbaar en kunnen een kleine brand snel laten escaleren.

 

Aanbevolen maatregelen:

• Vervang kunststof afvalbakken door brandwerende afvalbakken van metaal of speciaal brandvertragend kunststof.

• Kies modellen met een zelfsluitende deksel die bij verhitting automatisch dichtvalt, waardoor de zuurstoftoevoer stopt.

• Plaats afvalbakken bij voorkeur op strategische plekken, zoals in de buurt van werkplekken, maar altijd op voldoende afstand van warmtebronnen of machines.

• Zorg dat medewerkers weten welke afvalsoorten in welke bak horen om spontane brand door chemische reacties of oplosmiddelen te voorkomen.

 

Voordelen:

• Beperkt branduitbreiding aanzienlijk.

• Verzekeraars zien het gebruik van brandwerende bakken vaak als een positieve preventieve maatregel.

• Verlengt de reactietijd om een beginnende brand te blussen.

 

G. Opslag van brandbaar materiaal en overig afval

Brandbaar materiaal zoals houten pallets, karton, papier of plastic afval mag nooit direct tegen de gevel van je bedrijfspand geplaatst worden. Dit vormt een groot risico op brandoverslag naar het pand, zeker bij brandstichting of spontane ontbranding.

 

Risico’s bij opslag tegen de gevel:

• Een brand buiten kan razendsnel overslaan naar binnen via ramen, deuren of gevelbekleding.

• De hitte kan schade veroorzaken aan gevels, kozijnen en installaties.

• Je loopt het risico dat de verzekeraar een schade (gedeeltelijk) afwijst als blijkt dat de opslag in strijd was met preventie-eisen.

 

Praktische tip:

Maak op je terrein een duidelijk gemarkeerde opslagplek voor brandbaar materiaal en afval. Dit kan bijvoorbeeld een geel gearceerd vak zijn op voldoende afstand van de gevel en bij voorkeur binnen een afgezette zone. Zo is het voor iedereen direct duidelijk waar pallets en afval wél mogen staan en voorkom je dat ze op onveilige plekken terechtkomen.

 

Extra aandachtspunt:

Controleer regelmatig of de aangewezen plek vrij is en dat materialen hier veilig en ordelijk worden opgeslagen. Communiceer de afspraken duidelijk aan alle medewerkers en eventuele externe partijen die op je terrein werken.

9. Inbraakbeveiliging en risicoklassen (BORG)

A. Bouwkundige beveiliging

• SKG-gecertificeerd hang- en sluitwerk

• Inbraakwerend glas of folie

• Hekwerken, rolluiken, tralies

• Stevige scharnieren en sluitwerk

 

B. Elektronische beveiliging

• Alarmsysteem conform VRKI, vaak met doormelding

• Bewegings- en glasbreuksensoren

• Camerabeveiliging en toegangscontrole

 

C. Organisatorische beveiliging

• Goede sleuteladministratie

• Sluitrondes uitvoeren en registreren

• Waardevolle spullen veilig opbergen

• Geen opstapmogelijkheden laten staan

 

D. BORG certificering

Een BORG-gecertificeerd bedrijf ontwerpt en installeert beveiliging conform VRKI. Het certificaat bewijst dat je beveiliging voldoet aan de norm.

 

E. VRKI en risicoklasse

De Verbeterde Risicoklassenindeling (VRKI) is een instrument dat door verzekeraars, beveiligingsbedrijven en het Verbond van Verzekeraars wordt gebruikt om het inbraakrisico van een bedrijfspand of woning te bepalen. Op basis van de VRKI wordt vastgesteld welke bouwkundige, elektronische en organisatorische beveiligingsmaatregelen verplicht zijn.

 

Hoe werkt de VRKI?

De VRKI werkt met een puntensysteem waarbij verschillende risicofactoren worden beoordeeld, zoals:

• Waarde van goederen: hoe hoger de waarde van aanwezige spullen of voorraden, hoe hoger het risico.

• Soort goederen: bijvoorbeeld elektronica, waardevolle metalen of makkelijk verhandelbare producten scoren hoger.

• Ligging en omgeving: afgelegen panden of locaties met veel inbraakincidenten krijgen meer punten.

• Inbraakgeschiedenis: eerdere incidenten verhogen de risicoclassificatie.

 

Op basis van het totaal aantal punten wordt een risicoklasse toegewezen:

• Klasse 1: Laag risico – basismaatregelen voldoende.

• Klasse 2: Gemiddeld risico – zwaardere bouwkundige of elektronische maatregelen vereist.

• Klasse 3: Hoog risico – combinatie van zware bouwkundige, elektronische én organisatorische maatregelen verplicht.

• Klasse 4: Zeer hoog risico – maximale beveiligingsmaatregelen inclusief doormelding naar een meldkamer en vaak een BORG-certificaat verplicht.

 

Waarom is de VRKI belangrijk?

De risicoklasse bepaalt direct welke beveiligingseisen de verzekeraar stelt. Voldoe je niet aan de vereiste maatregelen voor jouw risicoklasse, dan kan een inbraakschade (gedeeltelijk) niet worden uitgekeerd. Daarnaast kan de verzekeraar bij een schadeonderzoek altijd vragen naar bewijsstukken zoals:

• BORG-certificaat of opleveringsbewijs van een beveiligingsbedrijf.

• Foto’s of facturen van aangebrachte bouwkundige maatregelen.

• Onderhouds- en inspectierapporten van alarmsystemen.

 

Tips voor ondernemers

1. Laat een VRKI-inschatting maken door een erkend beveiligingsbedrijf.

2. Vraag altijd een rapport waarin duidelijk staat welke klasse je hebt en welke maatregelen verplicht zijn.

3. Bewaar alle certificaten en rapporten op een vaste plek.

4. Controleer je beveiliging minimaal jaarlijks op werking en certificeringsstatus.

5. Plan tijdig onderhoud in – veel certificaten zijn maar 1 jaar geldig.

10. Cyberpreventie: digitale risico’s beperken

Cybercriminaliteit is een van de snelst groeiende bedreigingen voor ondernemers. Denk aan ransomware-aanvallen, phishing, datalekken of het platleggen van je bedrijfsnetwerk. Niet alleen kan dit je bedrijfsvoering stilleggen, het kan ook leiden tot hoge kosten voor herstel, juridische claims en reputatieschade.

Steeds meer verzekeraars bieden cyberverzekeringen aan, maar stellen daar duidelijke preventie-eisen tegenover. Voldoe je daar niet aan, dan loop je het risico dat een schade niet wordt uitgekeerd.

 

Wat verwachten verzekeraars op het gebied van cyberpreventie?

A. Technische maatregelen

• Up-to-date software: zorg dat alle systemen en apparaten regelmatig worden voorzien van beveiligingsupdates.

• Antivirus en firewall: gebruik professionele beveiligingssoftware en een goed geconfigureerde firewall.

• Multi-factor authenticatie (MFA): verplicht bij toegang tot gevoelige systemen en data.

• Regelmatige back-ups: minimaal wekelijks, bij voorkeur dagelijks, versleuteld en offline opgeslagen.

 

B. Organisatorische maatregelen

• Bewustwordingstraining: medewerkers leren phishingmails en verdachte situaties herkennen.

• Sterke wachtwoordregels: minimaal 12 tekens, regelmatig wijzigen, niet hergebruiken.

• Toegangsbeheer: alleen toegang tot systemen en data voor medewerkers die dat echt nodig hebben.

• Jaarlijkse awareness-training: veel verzekeraars eisen dat al het personeel elk jaar een erkende security-awareness-training volgt. Deze training helpt medewerkers alert te blijven op nieuwe vormen van cyberdreigingen, phishingtechnieken en social engineering.

 

C. Incident-responsplan

• Een duidelijk stappenplan voor wat te doen bij een cyberincident, inclusief wie intern en extern (bijvoorbeeld IT-specialisten of forensisch onderzoekers) ingeschakeld moet worden.

 

Koppeling met de polis

Verzekeraars controleren steeds vaker vooraf of je aan hun cyberpreventie-eisen voldoet. Soms moet je een cyber-zelfscan invullen of een beveiligingsaudit laten uitvoeren. Worden tijdens het aanvraagproces of bij verlenging tekortkomingen vastgesteld, dan kan de verzekeraar:

• Een hogere premie rekenen

• De dekking beperken

• Of eisen dat je eerst maatregelen neemt vóórdat de polis actief wordt

Door nu te investeren in cyberpreventie voldoe je niet alleen aan verzekeringsvoorwaarden, maar verklein je ook het risico op ernstige verstoringen van je bedrijfsvoering.

11. Beveiliging van werkmaterieel en landbouwvoertuigen

Werkmaterieel zoals graafmachines, shovels, tractoren en andere landbouwvoertuigen vertegenwoordigen vaak een hoge waarde en zijn daardoor aantrekkelijk voor diefstal. Bovendien zijn deze machines vaak relatief eenvoudig te verplaatsen, zeker wanneer ze buiten of op onbewaakte terreinen worden achtergelaten.

Steeds meer verzekeraars stellen daarom verplichte beveiligingsmaatregelen voordat er dekking wordt verleend voor diefstal- of vermissingsschade.

A. Track & Trace verplichting

Een van de meest voorkomende eisen is het installeren van een track & trace-systeem. Dit is een voertuigvolgsysteem dat:

• De actuele locatie van het voertuig kan doorgeven

• Bij ongeautoriseerde verplaatsing een melding stuurt naar een meldkamer of de eigenaar

• Vaak gekoppeld is aan een alarmsysteem of immobilisatie

 

Waarom verzekeraars dit eisen:

Met track & trace kan gestolen materieel veel sneller worden opgespoord, waardoor de kans op terugvinding aanzienlijk toeneemt. Dit beperkt de schade en verhoogt de kans dat je snel weer aan het werk kunt.

 

B. Overige beveiligingsmaatregelen

Naast track & trace kunnen verzekeraars ook eisen stellen zoals:

• Mechanische blokkeringen (stuur-, wiel- of pedaalsloten)

• Verankering van machines als ze langere tijd stilstaan

• Opslag binnen een afgesloten terrein of loods buiten werktijd

• Duidelijke markering (graveren of uniek serienummer)

 

Wie moet voldoen?

• Bedrijven met verzekerd werkmaterieel: Zodra er een diefstaldekking op de polis staat, gelden de preventie-eisen.

• Loonwerkers en aannemers: Ook bij tijdelijk gehuurd of geleend materieel kan de verzekeraar beveiligingsvoorwaarden stellen via het contract.

• Landbouwbedrijven: Vooral bij nieuwe en kostbare tractoren of oogstmachines is track & trace steeds vaker standaard verplicht.

 

Tip

Controleer altijd in je polisvoorwaarden of preventieclausules van toepassing zijn op jouw werkmaterieel. Laat de installatie van track & trace uitsluitend uitvoeren door een gecertificeerd bedrijf en bewaar het installatiecertificaat goed – verzekeraars vragen dit bij schade vaak als bewijs.

12. Stuur keuringscertificaten en herstelverklaringen naar ons

Wij vragen je om altijd de keuringscertificaten en herstelverklaringen aan ons toe te sturen. Wij bewaren deze documenten veilig in je klantdossier.

Waarom dit belangrijk is:

• Sneller schakelen bij calamiteiten – Verzekeraars vragen tegenwoordig als eerste bij ons deze documenten op. Als wij ze al in ons systeem hebben, kunnen we direct schakelen met de verzekeraar.

• Kortere schadeperiode – Hoe sneller we alle vereiste papieren compleet hebben, hoe eerder het schadeproces opgestart wordt. Dit kan de schadeperiode aanzienlijk verkorten.

• Veilig en overzichtelijk – Als service van de zaak slaan wij je documenten op in een beveiligde omgeving. Je hoeft je geen zorgen te maken dat papieren kwijtraken of dat je ze op het cruciale moment niet kunt vinden.

Kortom: stuur je certificaten en herstelverklaringen direct na ontvangst aan ons door, dan zorgen wij dat ze veilig en snel beschikbaar zijn wanneer het écht nodig is.

13. Vragen over preventie? Bel ons gerust

We kunnen ons goed voorstellen dat het je soms duizelt van alle informatie en eisen die je ontvangt van verzekeraars, wetgeving en andere partijen. Wanneer het je niet helemaal duidelijk is, helpen we je graag om alles overzichtelijk op een rijtje te zetten.

Belangrijk om te weten:

De verantwoordelijkheid om aan alle door de verzekeraar gestelde preventie-eisen te voldoen, ligt volledig bij jou als ondernemer en jouw onderneming. Jij bent degene die tijdig actie moet ondernemen om deze eisen te realiseren en bij te houden.

 

Wat wij níet doen:

• We controleren niet structureel of je aan alle preventie-eisen voldoet.

• We nemen niet het proces van uitvoering en opvolging van maatregelen over.

 

Wat wij wél doen:

• We zijn jouw back-up en hulplijn als je vragen hebt over preventie-eisen.

• We helpen je uitzoeken op jouw verzoek, wat er precies voor jouw situatie geldt.

• We kunnen, als jij dat wilt, ons netwerk van erkende specialisten inschakelen om je te ondersteunen.

Alle informatie op deze pagina is van algemene aard en bedoeld om je te informeren en zaken te verduidelijken. Het is geen vervanging voor de specifieke preventie-eisen die in jouw verzekeringspolis of in aanvullende clausules zijn opgenomen. wij verwijzen je met klem om jouw polis(sen) en bijbehorende clausulebladen goed door te nemen en op te volgen.

 

Heb je een vraag of twijfel je of je aan alle eisen voldoet?

Bel ons gerust op 0527 – 630 900. We helpen je graag verder en denken met je mee.